Die Uhr tickt! Für bestehende Bauplanungsbüros in Form von Aktiengesellschaften ist bereits am 31. März Deadline, für GmbHs am 30. Juni sowie für alle anderen eingetragenen Personengesellschaften (u.a. PartGmbH) Ende 2022. Die Rede ist der Frist zur Eintragung ins Transparenzregister. Für neu gegründete bzw. künftige Bauplanungsbüros in Form eingetragener Personengesellschaften gilt dies unmittelbar sofort bei Gründung.
Im sogenannten Transparenzregister wird erfasst und zugänglich gemacht, welcher wirtschaftlich berechtigte Mensch bzw. welche wirtschaftlich berechtigten Menschen hinter einem Unternehmen steht bzw. stehen. Diese Offenheit soll verhindern, dass Unternehmen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung betreiben. Das Transparenzregister wurde 2017 mit dem Geldwäschegesetz (GwG) eingerichtet. Hintergrund war die Vierte Geldwäsche-Richtlinie der Europäischen Union (EU). Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeiger-Verlag geführt. Rechtliche Auskünfte erteilt das Bundesverwaltungsamt.
Das Transparenzregister war bisher ein reines „Auffangregister“. Es bezog seine Informationen in erster Linie aus weiteren Registern. Ergaben sich mitteilungspflichtige Angaben zum Beispiel schon aus dem Handels- oder dem Partnerschaftsregister, konnte das für Bauplanungsbüros vorteilhaft sein: Ihre Mitteilungspflicht an das Transparenzregister galt als erfüllt („Mitteilungsfiktion“). Nun ist durch eine Gesetzesänderung zum 1. August 2021 die Mitteilungsfiktion entfallen und das Transparenzregister seitdem ein „Vollregister“. Der Grund: Die EU‑Geldwäscherichtlinie sieht vor, die Transparenzregister der EU-Mitgliedstaaten miteinander zu vernetzen. Hierfür benötigten alle Transparenzregister strukturierte Datensätze zu den wirtschaftlichen Berechtigten. Problematisch ist, dass diese strukturierten Datensätze im Transparenzregister fehlen, solange es als Auffangregister auf andere Register verweist. Das Problem wurde gelöst, indem das Transparenzregister in ein Vollregister umgewandelt wurde. Dafür wurde die Mitteilungsfiktion aufgehoben.
Es gilt daher nicht (!) mehr die Pflicht zur Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten zur Eintragung ins Transparenzregister als erfüllt, wenn sich die notwendigen Angaben aus anderen Registern ermitteln lassen. Jetzt gilt: Die Unternehmen sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister aktiv zur Eintragung mitzuteilen. Mitteilungspflichtig sind juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften. Das bedeutet, dass die Pflicht für Bauplanungsbüros gilt, die als Personen- oder als Kapitalgesellschaft tätig sind, also zum Beispiel Partnerschaftsgesellschaften und GmbHs. Betroffen sind von der Meldepflicht Unternehmen aller Branchen, somit natürlich auch Bauplanungsbüros. Meldepflichtig sind nach § 20 Abs. 1 GwG juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, also AG, GmbH, OHG, KG, GmbH & Co. KG, PartGmbB, eG, etc. Nicht betroffen sind Einzelkaufleute und Gesellschaften, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (u.a. GbR).
Es gelten jedoch Übergangsfristen für bestehende Bauplanungsbüros: Für AGs bzw. Europäische (Aktien-) Gesellschaften (SEs) und Kommanditgesellschaften auf Aktien ist der 31. März Stichtag, für GmbHs, Genossenschaften bzw. Europäische Genossenschaften und Partnerschaften der 30. Juni, für alle anderen Personengesellschaften (u.a. PartGmbH) Ende 2022. Bitte beachten: Für neu gegründete Gesellschaften gilt die Übergangfrist nicht. Sie müssen die Angaben unverzüglich melden.
Gemeldet werden müssen Angaben bezüglich des/der „wirtschaftlich Berechtigten“. Bleibt die Frage, wer als „wirtschaftlich Berechtigter“ gilt? Die natürliche Person bzw. die natürlichen Personen (es können nämlich auch mehrere sein), in dessen bzw. deren Eigentum oder unterdessen bzw. deren Kontrolle die transparenzpflichtige Rechtseinheit oder Rechtsgestaltung steht (also zum Beispiel mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder der Stimmrechte einer Gesellschaft hält). Allein eine rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Vertretungsmacht begründet für den Bevollmächtigten keine Rechtsstellung, die ihn neben oder an Stelle des Vertretenen als wirtschaftlich Berechtigten im Sinne des § 3 GwG qualifiziert. Aus dem Grund sind etwa Generalbevollmächtigte, Prokuristen, Handlungsbevollmächtigte oder einfache Vertreter keine wirtschaftlich Berechtigten. Bevollmächtigte gelten aber dann als wirtschaftlich Berechtigte, wenn sie Geschäftsanteile treuhänderisch verwalten oder die Vollmacht so atypisch mit Kontrollmacht ausgestaltet ist, dass sie der dinglichen Treuhand ähnelt. Gibt es bei einer AG oder GmbH keinen „wirtschaftlich Berechtigten“, sind grundsätzlich die Mitglieder:innen des Vorstands bzw. der Geschäftsführung als sogenannte fiktiv wirtschaftlich Berechtigte einzutragen. Mitteilungspflichtige Bauplanungsbüros teilen dem Transparenzregister von ihrem bzw. ihren wirtschaftlich Berechtigten Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und alle Staatsangehörigkeiten mit. Die Mitteilung kann von Personen mit Vertretungsmacht vorgenommen werden und erfolgt elektronisch über www.transparenzregister.de
Sämtliche Eintragungen im Transparenzregister sind stets auf aktuellem Stand zu halten. Jegliche Änderungen bei gemeldeten Personen oder sonstigen eintragungspflichtigen Daten (wie zum Beispiel Wohnort) sind unverzüglich zu melden (§ 20 Abs. 3 GwG). Ein Verstoß gegen die Mitteilungspflicht kann als Ordnungswidrigkeit gelten und mit einem Bußgeld belegt werden. Zuständig ist das Bundesverwaltungsamt (BVA). Die Spanne bei der Bußgeldhöhe reicht von 50 € bis 100.000 €.
